.
Atendidas las consideraciones vertidas durante el desarrollo del presente trabajo, la Universidad Tecnológica Metropolitana ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar algunas de las situaciones planteadas en los preinformes de observaciones N° 563 y 134, ambos de 2013.
.
Por otra parte mediante la resolución exenta No 4.121 de 2013, ya citada, la universidad instruyó un procedimiento administrativo en orden a establecer eventuales responsabilidades que pudieren derivarse de los hechos señalados en el preinforme No 134, de dicho año, emitido por este Ente Contralor.
.
Respecto de aquellas observaciones que se mantienen, se deberán adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:
.
l. OPERACIONES DE INGRESOS .
.
1. Incorporar las políticas de inversión, detalle de la ejecución, responsabilidades de cada una de las funciones, sistemas y procedimientos de las diversas actividades que reaiza cada unidad en los manuales, capacitando al personal en el conocimiento de estos, acorde a lo comprometido (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos, acápite 1, Aspectos de Control interno, numeral 1.1 ).
.
2. Enviar a esta Contraloría General los estados financieros y el informe de los auditores externos en las fechas impuestas por este Organismo Contralor. (Capítulo 1, ……………..)
.
3. Incluir en el módulo que está desarrollando el departamento de sistemas y servicios de informática, SISEI, los aspectos y controles necesarios a fin de contar con un instrumento que le permita administrar la cartera de las deudas (Capítulo 1, ……)
.
4. Realizar conciliaciones periódicas, a lo menos cada 6 meses entre los registros consignados por la universidad y los mantenidos por la empresa externa, a fin de disponer con la información actualizada de los deudores morosos y obtener la recuperación de las sumas pendientes de cobro, considerando los principios establecidos en los artículos 3° y 5° de la ley No 18.575 (Capítulo 1, ……..).
.
5. Contabilizar los hechos económicos oportunamente en las cuentas habilitadas para esos efectos, de modo que éstas reflejen información fidedigna y, que además sirvan de base para la toma de decisiones (Capítulo 1, ……………………….)
.
6. Efectuar el reconocimiento de forma mensual correspondiente a la variación de la UTM, referente a los pagarés estudiantiles (Capítulo 1,..)
.
7. Aclarar y realizar los ajustes contables que procedan respecto de las diferencias observadas en las cuentas por cobrar según detalle consignado en la tabla No 3 de este informe.
.
Además, incorporar dentro de las actualizaciones o mejoras que se desarrollen en el sistema Acuario un módulo que permita generar auxiliares contables de cuentas por cobrar, a fin de transparentar los movimientos contables acorde a las transacciones que ejecuta la entidad sobre la materia (Capítulo 1, ……)
.
8. Aplicar la política de incobrabilidad, a fin de disponer de un análisis para efectos de toma de decisiones y, asimismo, contar con información y aclaración oportunamente de las posibles diferencias entre los diversos estados y registros contables (Capítulo 1, …..)
.
9. Elaborar de manera habitual los análisis de cuentas conforme a las nuevas políticas de incobrables establecidas en la resolución exenta No 4.117, de noviembre de 2013, de la UTEM de modo que se consideren parámetros y/o fundamentos técnicos en el cálculo de la proyección relativa a facturas, cheques, letras y pagarés (Capítulo 1, ....).
.
1O. Conciliar de manera periódica la información emanada del departamento de aranceles, a fin de proporcionar los antecedentes definitivos y, con ello asegurar que los datos consignados sean los vigentes y correspondan a los hechos que deben ser registrados (Capítulo 1, …..)
11. Realizar las diligencias pertinentes, para remitir los antecedentes de la observación al CRUCH, a fin de actualizar el contrato colectivo mantenido con empresas de cobranzas Orsan S.A. (Capitulo 1, …….)
.
12 . Registrar los saldos correspondientes a los deudores del crédito institucional, independiente de si están acogidos a reprogramación de su deuda.
.
De igual modo, incluir dentro de su sistema de control de fondo de crédito, la información del empleador (Capítulo 1, ………)
.
13. Cotejar y realizar los ajustes a los saldos de las cuentas de deudores por conceptode aranceles, entre la unidad de cobranza y el departamento de contabilidad, a fin de aclarar las diferencias y partidas duplicadas respecto a las letras protestadas, en cobranza externa, en garantía y en cobranza simple (Capítulo 1, ………………….).
14. Definir por escrito los parámetros que regulen la entrega de la información por parte de la empresa "Acobro Limitada", definiendo fechas y entrega de esta, de modo de tener claridad y certeza sobre los documentos pendientes de cobro (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos , acápite 2, Examen de Cuentas, numeral 2.5.3.4, letra b (ii, iii)).
.
15. Incorporar mejoras al Sistema Acuario a fin de que este pueda generar los auxiliares observados (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos, acápite 2, ……)
.
16. Mantener a disposición de esta Contraloría General, la documentación de respaldo relativo al rut No 6.363.5XX-X, alumno beneficiado con la beca Valech, quien figura en los registros del Ministerio de Educación y de la casa de estudios, pero no está validado por el Servicio de Registro Civil e Identificación (Capítulo 1, ....).
.
17. Conciliar la información registrada en la unidad de docencia y la unidad de aranceles, a fin de actuar coordinadamente, evitando discrepancias en la condición de alumnos identificándolos como regulares y egresados al mismo tiempo (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos, acápite 2, Examen de Cuentas, numeral 2.6, letra b).
.
18. Regularizar los contratos educacionales pertinentes, consignando la totalidad de requisitos a objeto de que se oficialicen y registren oportunamente las firmas de los alumnos, de la directora de docencia y, timbre y rúbrica del Departamento de Aranceles (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos, acápite 2, Examen de Cuentas, numeral 2.6, letra d (ii))
.
19 . Aclarar las diferencias en las bases de datos y rut repetidos, como asimismo, establecer controles que permitan solucionar y prevenir las diferencias existentes entre la información almacenada en el departamento de Aranceles y la Unidad de Títulos y Grados de la UTEM, incorporando procedimientos en el manual que se está coneccionando para la administración de los datos según lo comprometido (Capítulo 1, Operaciones de 177 )
20. Agilizar el ingreso de los expedientes de alumnos egresados por parte de la Unidad de Títulos y Grados de la UTEM y, depurar las bases de datos asociadas a la materia (Capítulo 1, …..)
.
21. Emitir los certificados de egreso en el plazo de 20 días según lo establecido en el inciso 2°, del artículo 70, del reglamento estudiantil de pregrado (Capítulo 1, ….)
.
22. Incorporar a las bases de datos las fechas de ingreso del estudiante a la universidad, y de la última carrera cursadaa fin de prevenir discrepancias y retrasos en los procesos de titulación (Capítulo 1, ….)
23. Integrar la información que maneja la Unidad de Títulos y Grados y el Departamento de Aranceles de la UTEM, de manera de prevenir inconsistencias y errores (Capítulo 1, ….).
24. Consignar oficialmente las excepciones al inciso tercero del artículo 76, del reglamento general de los estudiantes, en orden a establecer las solicitudes que serán aceptadas a la comunidad estudiantil, respecto de casos en que los alumnos no deban pagar la cuota básica correspondiente al año en que se realizara el proceso de titulación (Capítulo 1, ……..)
.
25. Implementar controles a fin de que la información contenida en las actas de título, sea la misma que se mantiene en el sistema.
.
A su vez, realizar una revisión periódica de las bases de datos, analizando la validez de los rut.
.
Asimismo, instaurar un control previo de los antecedentes que deben contener las carpetas de los alumnos (Capítulo 1, ….)
.
26. Dar cumplimiento al Reglamento General de los estudiantes, de 2011, de la UTEM que disponen de un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde la fecha de emisión del expediente de títulos, para finiquitar el trámite de titulación
.
Asimismo deberá dar cumplimiento al principio de celeridad, dispuesto en el articulo r de la ley No 19.880, en cuanto a que las resoluciones sean registradas en el año que corresponde. (Capítulo 1. ….)
.
27. Coordinar las acciones necesarias con el Ministerio de Educación con la finalidad de aclarar el monto de M$ 68.647, transferido por concepto de aporte fiscal y proporcionar el acto administrativo del traspaso de fondos (Capítulo 1, ……….)
.
28. Exigir que las rendiciones se efectúen en forma oportuna y de conformidad con los respectivos convenios, acorde lo dispuesto en la resolución No 759, de 2003 , de este Organismo de Control, que Fija Normas sobre Procedimiento de Rendición de Cuentas (Capítulo 1,…..).
.
29. Velar por que se cumpla la entrega de los informes en los plazos
previstos, como lo señala el numeral duodécimo del convenio de "Reconstrucción, Reparación y Remodelación de los Recintos Destinados al Desarrollo Educacional y Administrativo" y la resolución exenta No 4.031, de 2013, de esa entidad (Capítulo 1,…).
.
30. Conciliar la información que tiene el Ministerio de Educación, respecto a la registrada contablemente por la universidad y realizar los ajustes que sean necesarios, a objeto de mantener la información íntegra y cuadrada de todos los movimientos del aludido convenio (Capítulo 1, ....).
.
31. Instalar un logotipo con el propósito de informar que el proyecto fue financiado con el aporte de recursos del Ministerio de Educación y así dar cumplimiento a la cláusula decimocuarta del convenio citado el numeral 28 precedente (Capítulo 1, …………...)
.32. Efectuar en forma oportuna las recepciones definitivas de las obras y cautelar la vigencia de las boletas de garantía, según los plazos contemplados en los correspondientes contratos edificación y de recepción de obras en los términos que exige la Ley General de Urbanismo y Construcciones (Capítulo 1, ……………)
.
33. Tramitar los permisos de edificación y de recepción de obras en los términos que exige la Ley General de Urbanismo y Construcciones (Capítulo 1, ………..)
.
34 . Pagar las obras con estricto apego a las formalidades fijadas en las normas que les sean aplicables, de acuerdo con los avances efectivos que éstas presenten (Capítulo 1, ……)
.Asimismo, esa entidad deberá instruir un procedimiento disciplinario tendiente a determinar las eventuales esponsabilidades administrativas de los funcionarios que participaron en los hechos objetados en las letras d.3 y d.4, del numeral 2.1 0.2, del acápite 2, sobre Examen de Cuentas, del referido Capítulo 1), remitiendo a esta Entidad de Control el acto que así lo disponga, en el término de 15 días hábiles contados desde la recepción del presente documento.
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FIN PÁGINA 179
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DE INFORME AUDITORÍA N· 134/2013 (PGS 175 a 179)
.Atendidas las consideraciones vertidas durante el desarrollo del presente trabajo, la Universidad Tecnológica Metropolitana ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar algunas de las situaciones planteadas en los preinformes de observaciones N° 563 y 134, ambos de 2013.
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Por otra parte mediante la resolución exenta No 4.121 de 2013, ya citada, la universidad instruyó un procedimiento administrativo en orden a establecer eventuales responsabilidades que pudieren derivarse de los hechos señalados en el preinforme No 134, de dicho año, emitido por este Ente Contralor.
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Respecto de aquellas observaciones que se mantienen, se deberán adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:
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l. OPERACIONES DE INGRESOS .
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1. Incorporar las políticas de inversión, detalle de la ejecución, responsabilidades de cada una de las funciones, sistemas y procedimientos de las diversas actividades que reaiza cada unidad en los manuales, capacitando al personal en el conocimiento de estos, acorde a lo comprometido (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos, acápite 1, Aspectos de Control interno, numeral 1.1 ).
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2. Enviar a esta Contraloría General los estados financieros y el informe de los auditores externos en las fechas impuestas por este Organismo Contralor. (Capítulo 1, ……………..)
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3. Incluir en el módulo que está desarrollando el departamento de sistemas y servicios de informática, SISEI, los aspectos y controles necesarios a fin de contar con un instrumento que le permita administrar la cartera de las deudas (Capítulo 1, ……)
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4. Realizar conciliaciones periódicas, a lo menos cada 6 meses entre los registros consignados por la universidad y los mantenidos por la empresa externa, a fin de disponer con la información actualizada de los deudores morosos y obtener la recuperación de las sumas pendientes de cobro, considerando los principios establecidos en los artículos 3° y 5° de la ley No 18.575 (Capítulo 1, ……..).
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5. Contabilizar los hechos económicos oportunamente en las cuentas habilitadas para esos efectos, de modo que éstas reflejen información fidedigna y, que además sirvan de base para la toma de decisiones (Capítulo 1, ……………………….)
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6. Efectuar el reconocimiento de forma mensual correspondiente a la variación de la UTM, referente a los pagarés estudiantiles (Capítulo 1,..)
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7. Aclarar y realizar los ajustes contables que procedan respecto de las diferencias observadas en las cuentas por cobrar según detalle consignado en la tabla No 3 de este informe.
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Además, incorporar dentro de las actualizaciones o mejoras que se desarrollen en el sistema Acuario un módulo que permita generar auxiliares contables de cuentas por cobrar, a fin de transparentar los movimientos contables acorde a las transacciones que ejecuta la entidad sobre la materia (Capítulo 1, ……)
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8. Aplicar la política de incobrabilidad, a fin de disponer de un análisis para efectos de toma de decisiones y, asimismo, contar con información y aclaración oportunamente de las posibles diferencias entre los diversos estados y registros contables (Capítulo 1, …..)
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9. Elaborar de manera habitual los análisis de cuentas conforme a las nuevas políticas de incobrables establecidas en la resolución exenta No 4.117, de noviembre de 2013, de la UTEM de modo que se consideren parámetros y/o fundamentos técnicos en el cálculo de la proyección relativa a facturas, cheques, letras y pagarés (Capítulo 1, ....).
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1O. Conciliar de manera periódica la información emanada del departamento de aranceles, a fin de proporcionar los antecedentes definitivos y, con ello asegurar que los datos consignados sean los vigentes y correspondan a los hechos que deben ser registrados (Capítulo 1, …..)
11. Realizar las diligencias pertinentes, para remitir los antecedentes de la observación al CRUCH, a fin de actualizar el contrato colectivo mantenido con empresas de cobranzas Orsan S.A. (Capitulo 1, …….)
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12 . Registrar los saldos correspondientes a los deudores del crédito institucional, independiente de si están acogidos a reprogramación de su deuda.
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De igual modo, incluir dentro de su sistema de control de fondo de crédito, la información del empleador (Capítulo 1, ………)
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13. Cotejar y realizar los ajustes a los saldos de las cuentas de deudores por conceptode aranceles, entre la unidad de cobranza y el departamento de contabilidad, a fin de aclarar las diferencias y partidas duplicadas respecto a las letras protestadas, en cobranza externa, en garantía y en cobranza simple (Capítulo 1, ………………….).
14. Definir por escrito los parámetros que regulen la entrega de la información por parte de la empresa "Acobro Limitada", definiendo fechas y entrega de esta, de modo de tener claridad y certeza sobre los documentos pendientes de cobro (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos , acápite 2, Examen de Cuentas, numeral 2.5.3.4, letra b (ii, iii)).
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15. Incorporar mejoras al Sistema Acuario a fin de que este pueda generar los auxiliares observados (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos, acápite 2, ……)
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16. Mantener a disposición de esta Contraloría General, la documentación de respaldo relativo al rut No 6.363.5XX-X, alumno beneficiado con la beca Valech, quien figura en los registros del Ministerio de Educación y de la casa de estudios, pero no está validado por el Servicio de Registro Civil e Identificación (Capítulo 1, ....).
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17. Conciliar la información registrada en la unidad de docencia y la unidad de aranceles, a fin de actuar coordinadamente, evitando discrepancias en la condición de alumnos identificándolos como regulares y egresados al mismo tiempo (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos, acápite 2, Examen de Cuentas, numeral 2.6, letra b).
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18. Regularizar los contratos educacionales pertinentes, consignando la totalidad de requisitos a objeto de que se oficialicen y registren oportunamente las firmas de los alumnos, de la directora de docencia y, timbre y rúbrica del Departamento de Aranceles (Capítulo 1, Operaciones de Ingresos, acápite 2, Examen de Cuentas, numeral 2.6, letra d (ii))
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19 . Aclarar las diferencias en las bases de datos y rut repetidos, como asimismo, establecer controles que permitan solucionar y prevenir las diferencias existentes entre la información almacenada en el departamento de Aranceles y la Unidad de Títulos y Grados de la UTEM, incorporando procedimientos en el manual que se está coneccionando para la administración de los datos según lo comprometido (Capítulo 1, Operaciones de 177 )
20. Agilizar el ingreso de los expedientes de alumnos egresados por parte de la Unidad de Títulos y Grados de la UTEM y, depurar las bases de datos asociadas a la materia (Capítulo 1, …..)
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21. Emitir los certificados de egreso en el plazo de 20 días según lo establecido en el inciso 2°, del artículo 70, del reglamento estudiantil de pregrado (Capítulo 1, ….)
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22. Incorporar a las bases de datos las fechas de ingreso del estudiante a la universidad, y de la última carrera cursadaa fin de prevenir discrepancias y retrasos en los procesos de titulación (Capítulo 1, ….)
23. Integrar la información que maneja la Unidad de Títulos y Grados y el Departamento de Aranceles de la UTEM, de manera de prevenir inconsistencias y errores (Capítulo 1, ….).
24. Consignar oficialmente las excepciones al inciso tercero del artículo 76, del reglamento general de los estudiantes, en orden a establecer las solicitudes que serán aceptadas a la comunidad estudiantil, respecto de casos en que los alumnos no deban pagar la cuota básica correspondiente al año en que se realizara el proceso de titulación (Capítulo 1, ……..)
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25. Implementar controles a fin de que la información contenida en las actas de título, sea la misma que se mantiene en el sistema.
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A su vez, realizar una revisión periódica de las bases de datos, analizando la validez de los rut.
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Asimismo, instaurar un control previo de los antecedentes que deben contener las carpetas de los alumnos (Capítulo 1, ….)
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26. Dar cumplimiento al Reglamento General de los estudiantes, de 2011, de la UTEM que disponen de un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde la fecha de emisión del expediente de títulos, para finiquitar el trámite de titulación
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Asimismo deberá dar cumplimiento al principio de celeridad, dispuesto en el articulo r de la ley No 19.880, en cuanto a que las resoluciones sean registradas en el año que corresponde. (Capítulo 1. ….)
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27. Coordinar las acciones necesarias con el Ministerio de Educación con la finalidad de aclarar el monto de M$ 68.647, transferido por concepto de aporte fiscal y proporcionar el acto administrativo del traspaso de fondos (Capítulo 1, ……….)
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28. Exigir que las rendiciones se efectúen en forma oportuna y de conformidad con los respectivos convenios, acorde lo dispuesto en la resolución No 759, de 2003 , de este Organismo de Control, que Fija Normas sobre Procedimiento de Rendición de Cuentas (Capítulo 1,…..).
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29. Velar por que se cumpla la entrega de los informes en los plazos
previstos, como lo señala el numeral duodécimo del convenio de "Reconstrucción, Reparación y Remodelación de los Recintos Destinados al Desarrollo Educacional y Administrativo" y la resolución exenta No 4.031, de 2013, de esa entidad (Capítulo 1,…).
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30. Conciliar la información que tiene el Ministerio de Educación, respecto a la registrada contablemente por la universidad y realizar los ajustes que sean necesarios, a objeto de mantener la información íntegra y cuadrada de todos los movimientos del aludido convenio (Capítulo 1, ....).
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31. Instalar un logotipo con el propósito de informar que el proyecto fue financiado con el aporte de recursos del Ministerio de Educación y así dar cumplimiento a la cláusula decimocuarta del convenio citado el numeral 28 precedente (Capítulo 1, …………...)
.32. Efectuar en forma oportuna las recepciones definitivas de las obras y cautelar la vigencia de las boletas de garantía, según los plazos contemplados en los correspondientes contratos edificación y de recepción de obras en los términos que exige la Ley General de Urbanismo y Construcciones (Capítulo 1, ……………)
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33. Tramitar los permisos de edificación y de recepción de obras en los términos que exige la Ley General de Urbanismo y Construcciones (Capítulo 1, ………..)
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34 . Pagar las obras con estricto apego a las formalidades fijadas en las normas que les sean aplicables, de acuerdo con los avances efectivos que éstas presenten (Capítulo 1, ……)
.Asimismo, esa entidad deberá instruir un procedimiento disciplinario tendiente a determinar las eventuales esponsabilidades administrativas de los funcionarios que participaron en los hechos objetados en las letras d.3 y d.4, del numeral 2.1 0.2, del acápite 2, sobre Examen de Cuentas, del referido Capítulo 1), remitiendo a esta Entidad de Control el acto que así lo disponga, en el término de 15 días hábiles contados desde la recepción del presente documento.
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La máquina del Estado se ha puesto en marcha contra las autoridades y funcionarios de la UTEM que osaron transgredir la LEY 10.336 de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República.
ResponderEliminarEl informe final 134 de septiembre 2014 deja a la UTEM en auditoría no aceptable .
El dictamen 80907 de octubre 2014 es claro . 15 dias para arreglar la infracción de no tener contralor interno titular.
El tiempo pasa y ni siquiera se ha realizado el Consejo extraordinario para notificar solamente a los Consejeros Superiores internos porque los de la Presidenta no están y proceder a deslindar responsabilidades, ya que el rector fue muy claro "en dos oportunidades no se pudo porque en el CS no hubo acuerdo". Falso, hasta se hizo esas dos veces concurso publicado dos veces en El Mercurio y llegaron varios prominentes interesados :
Maricarmen postuló y ganó pero ella declaró a favor del Sr. Aedil Suarez y ahora queda claro que tenia toda la razón y no queda inhabilitada por prevaricación . Don Gaspar , tuvo problemas con la CGR, Boris Pereira multado por la CGR pero pese a la ignominia para la UTEM el rector lo mantiene, para que decir de Peralta Censurado por CGR . Rodriguez Curutchet pasa a sumario por no declarar intereses y el mismo problema tiene el rector y sus autoridades que además arriegan el grave delito de prevaricación contra un Consejero Superior. Algunos en grado de reiteración consumada .
Por tanto el rector todo lo oculta y se la juega como siempre a la transgresión con la CGR hasta que el jarrón se rompa en pedazos. Las instituciones siguen funcionando y van preparando la solución para la UTEM , que otra vez viene de fuera , porque nuestra propia institucionalidad, está colapsada.
Y que decir del Jefe de RRHH al que le faltan hojas en su hoja de vida para anotarle más infracciones. Quiere batirle el récord al Patito.
EliminarLa diferencia entre los dos está en que el actual las comete involuntariamente y el anterior las hacía con premeditación y alevosía.
La UTEM requiere de un contralor interno con el calibre profesional y ético de doña María Isabel Mercadal.
EliminarDebe venir de fuera de la UTEM, sin los prejuicios, compromisos ni mañas de alguien impregnado de la cultura institucional y debe tratarse de un profesional del Derecho, dados los graves problemas de legalidad que la institución presenta.
Estas recomendaciones, para la gestión administrativa de la UTEM, son como palabras al viento. No se hace caso a nada y los problemas se agrandan y agrandan
ResponderEliminarNo sera mejor que el rector venga fuera de la institución
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